با پيشرفت تكنولوژي و تغيير در رويه نگهداري اطلاعات، هنوز هم پرونده‌هاي فيزيكي در شركت‌ها وجود دارند. براي نگهداري آن‌ها هر فرد از كشو يا كمد مخصوص به خود استفاده مي‌كند. اما زماني كه تعداد آن‌ها بيشتر شود چه بايد كرد؟ در ادامه مي‌خواهيم درباره فوايد فايلينگ اداري با شما صحبت كنيم.
فايلينگ‌ها يكبار براي هميشه در سازمان شما نصب مي‌شوند و تغيير بزرگي در نظم اسناد و پرونده‌ها ايجاد مي‌كنند. با اين حساب شما هم فضاي بيشتري در اختيار خواهيد داشت و هم زمان كمتري بابت پيدا كردن پرونده مورد نظر صرف خواهيد كرد. شما با ايجاد فضاي بيشتر مي‌توانيد مبلمان اداري متناسب با دكوراسيون را خريداري و كاربرد دفتر كاري خود را بيشتر كنيد.
با وجود فايلينگ‌هاي اداري شما ديگر نيازي به خريد زونكن نداريد. زونكن‌ها علاوه بر اين كه فضاي زيادي اشغال مي‌كردند، هزينه‌هاي زيادي هم براي سيستم مالي شركت ايجاد مي‌كردند. با حذف آن‌ها فضاي بيشتري در دسترس قرار گرفت و بخشي از هزينه‌ها نيز كاهش پيدا كرد.
هدف از ساخت فايلينگ اداري
شايد فايلينگ‌ها براي تمامي اتاق‌هاي يك سازمان مناسب نباشد. امروزه همه افراد ترجيح مي‌دهند از اسناد خود به صورت الكترونيكي نگهداري كنند. اما ديده شده هنوز هم شركت‌هاي بسياري هستند كه از اسناد به شكل كاغذي نگهداري مي‌كنند. جدا از بحث قطع بيهوده درختان و اصراف در برگه‌ها مي‌توان به اشغال كردن فضاي آن هم اشاره كرد. بنابراين به همين دليل است كه مي‌گوييم آن‌ها براي همه اتاق‌ها كارايي ندارند.
هدف اصلي ساخت فايلينگ اداري، نگهداري و مراقبت اصولي از اسناد و پرونده‌ها است. شما در هر فضايي كه پرونده‌هاي زيادي وجود دارد، مي‌توانيد از فايلينگ استفاده كنيد. حتي اگر يكي از اتاق‌هاي خود در منزل را به عنوان اتاق كار در نظر گرفته باشيد، فايلينگ‌ها راه حل خوبي براي نظم بخشيدن به فضاي داخلي اتاق و اسناد شماست.
وجود نظم در فضاي كاري باعث راندمان و افزايش تمركز كارمندان مي‌شود. كار كردن در فضاهاي شلوغ و نامنظم مي‌تواند دائما حواس كاركنان را پرت كند و باعث شود آن‌ها تمركز كافي براي انجام كاري را نداشته باشند.
مزايا و فوايد فايلينگ اداري
يكي از واضح‌ترين مزاياي فايلينگ، نظم بخشيدن به پرونده‌هاست. زماني كه پرونده‌هاي فيزيكي در اداره شما زياد مي‌شود، نگراني شما هم بابت نگهداري و مراقبت از آن‌ها بيشتر مي‌شود. شما با قرار دادن پرونده‌ها درون اين فايلينگ‌ها مي‌توانيد با خيال راحت‌تري به كار خود ادامه دهيد.
حتما براي شما هم پيش آمده كه بر روي پرونده‌هاي خود آثار چايي، آبميوه و هر نوع لكه را ببينيد. اگر قرار باشد اين لكه‌ها به دست صاحبان آن برسد و از قضا سند اصلي هم باشد، استرس و نگراني شما چند برابر مي‌شود. بعد از هر بار استفاده اگر پرونده‌ها را در فايلينگ اداري قرار دهيد، سلامت آن‌ها بيشتر تضمين مي‌شود.
زماني كه تعداد پرونده‌ها بيشتر از حدي شود كه شما تنها با نگاه كردن بتوانيد آن را پيدا كنيد، لازم است يك استراتژي خاص با نوع كاري خود ايجاد كنيد. پياده سازي اين شكل استراتژي با فايلينگ‌ها ساده‌تر مي‌شود.
شما مي‌توانيد هر قسمت از آن را براي قرارگيري دسته‌اي از پرونده‌ها قرار دهيد. براي مثال طبقات زيرين را مي‌توانيد براي پرونده‌هاي قديمي‌تر و طبقات بالايي را براي پرونده‌هاي جديدتر. حتي مي‌توانيد بر روي كشوها يا كمدهاي فايلينگ يك برچسب بچسبانيد و يك راهنمايي براي پرونده‌هاي موجود در آن قسمت قرار دهيد. اين كار مي‌تواند باعث صرفه‌جويي در زمان شما شود. زيرا در كمترين زمان ممكن مي‌توانيد به پرونده مورد نظر برسيد.
امنيت در فايلينگ‌ها نيز تعريف بهتري دارد. براي هر قسمت از كمد و كشوها مي‌توانيد قفل جداگانه‌اي نصب و در صورت لزوم از اين ويژگي استفاده كنيد. برخي از اسناد مالي به دليل مهم بودن، نياز به نگهداري ويژه‌تري دارند؛ با وجود قفل‌هاي نصب شده بر روي اين فايلينگ‌ها خيال آسوده‌تري خواهيد داشت.
بازدید:
